Trabajar por honorarios o tener un negocio implican dos cosas fundamentales: tendrás mucha libertad para manejar tus horarios y deberás cumplir con las obligaciones fiscales. Pero para evitar malos ratos al presentar tu declaración anual ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es importante que tomes en cuenta los siguientes errores frecuentes de los contribuyentes.
Tratar de deducir gastos que están relacionados con las actividades que desempeñas u omitir expedir comprobantes puede meterte en problemas. El SAT decretó que se considerará como culpable de defraudación fiscal a todos aquellos contribuyentes que omitan presentar declaraciones por más de un año.
Recuerda que, desde que te das de alta como persona física (o moral en caso de una empresa) adquieres la obligación de cumplir con el pago de impuestos. Estos son los errores más frecuentes de los contribuyentes:
Al darte de alta o inscribirte en el RFC
-Escribir abreviaturas al anotar tu nombre en la forma fiscal u omitir algún nombre o apellido. Cambiar u omitir alguna palabra o letra de la denominación o razón social.
Si tienes dos o más nombres, debes anotarlos todos y completos, si en tu acta de nacimiento el nombre está abreviado, en la forma fiscal debes anotarlo exactamente como se encuentre escrito ahí. En el caso de personas morales la denominación o razón social debe coincidir con la que se señala en el acta o documento constitutivo
-Presentar un comprobante de domicilio que no coincide con el que se señaló en la forma fiscal al presentar tu trámite de alta.
Los comprobantes no deben tener una antigüedad mayor a tres meses, a excepción de los recibos de pago de impuesto predial o de servicios como luz, teléfono o agua, que no deben tener antigüedad mayor a cuatro meses.
-Escribir en la forma fiscal una fecha de nacimiento que no coincide con la del acta de nacimiento.
La fecha que anotes en la forma fiscal debe corresponder a la que esté escrita en tu acta de nacimiento, ya que de ello depende que la clave del Registro Federal de Contribuyentes sea correcta.
-La identificación que lleva para hacer el trámite de alta en el RFC, no es reconocida como oficial.
Presenta cualquiera de los siguientes documentos como identificación oficial: Credencial para votar del Instituto Federal Electoral, Pasaporte vigente, Cédula profesional o Cartilla del Servicio Militar Nacional.
Si eres extranjero, puedes presentar el documento migratorio vigente que corresponda emitido por autoridad competente (en su caso, prórroga o refrendo migratorio).
-Realizar el trámite de alta o inscripción en el RFC cuando ya se había inscrito anteriormente.
La inscripción o alta en el RFC se hace sólo una vez, aún cuando se hayan suspendido las actividades anteriores, si no recuerda si está o no inscrito, se sugiere que acudas al Módulo de Asistencia al Contribuyente más cercano para verificar tu situación fiscal.
-Que otra persona firme tu forma fiscal sin tener facultades para ello.
Cualquier trámite debe estar firmado por ti o tu representante legal . En ningún caso puede firmar el contador, gestor o cualquier otra persona que no cuente con la representación legal.
Al pagar tus impuestos o presentar declaraciones
-Realizar pagos después del plazo establecido, sin incluir los recargos y actualización.
Si pagas impuestos después del plazo límite, las cantidades a pagar se deben actualizar, además debes cubrir los recargos que correspondan a la fecha en que se efectúe el pago.
-Omitir declaraciones mensuales Impuesto sobre la Renta (ISR) por estar registrado en Régimen de Servicios Profesionales (honorarios) y laborar para personas morales.
Toda persona que tiene ingresos por servicios profesionales (honorarios) de manera periódica, debe presentar declaraciones mensuales del Impuesto Sobre la Renta, en las que puede descontar el impuesto que les haya sido retenido por la empresa o institución a la que prestan sus servicios. Si al hacer el cálculo del impuesto no resulta cantidad a pagar, sólo se presentará una declaración informando los motivos por los que no existe pago (declaración en ceros), si en el mismo año las declaraciones posteriores resultan igual, ya no se presentan.
-Omisión de pagos o presentar declaraciones en los plazos que corresponden
Las declaraciones o pagos generalmente deben hacerse mensualmente, a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde el pago. La declaración anual se presenta en el periodo de enero a marzo en el caso de las personas morales y en abril, en el caso de las personas físicas. Si no se cumplen en ese plazo, el SAT podrá requerir tu presencia en cualquier momento y esto ya implica el pago de una multa.
Al deducir gastos
-Se deducen gastos como compra de despensa, teléfono del domicilio particular, entre otros.
Sólo se pueden deducir los gastos que sean estrictamente necesarios para realizar la actividad del negocio o empresa.
-Se deducen los honorarios médicos, dentales, gastos hospitalarios, de funerales o donativos en las declaraciones provisionales mensuales.
Los gastos anteriores son deducibles para las personas físicas pero sólo al efectuar la declaración anual .
-Se deducen gastos sin tener factura, recibo de honorarios o arrendamiento con todos los requisitos o sólo con la nota de compra.
Para deducir cualquier gasto, compra o inversión, es necesario que tenga el comprobante, ya sea la factura, el recibo de honorarios o arrendamiento. Las notas de venta o remisión no son suficientes para poder deducirse, si lo haces, la autoridad podrá imponer sanciones y cobrar los impuestos no pagados con actualización y recargos.
-Se deducen gastos con comprobantes expedidos a nombre de otra persona.
Para que pueda deducir cualquier gasto, la factura, recibo de honorarios o arrendamiento debe estar a su nombre, de lo contrario no es deducible.
-Se deduce la compra de automóvil, así como los gastos relacionados con el mismo, cuando el dicho vehículo es de uso personal o familiar.
Las inversiones en automóviles, así como los gastos relacionados con los mismos sólo son deducibles si se utilizan exclusivamente en la actividad por la que se obtienen los ingresos.
Relacionados con los comprobantes fiscales
-El contribuyente presentó aviso de suspensión de actividades por haber dejado de laborar o por haber cerrado su negocio; sin embargo, posteriormente reinicia actividades y expide recibos o facturas sin dar aviso de reanudación de actividades al SAT.
Si suspendes actividades, y posteriormente reinicias, ya sea en el mismo régimen o en otro, debes dar aviso de reanudación de actividades al SAT para poder expedir comprobantes fiscales, y en su caso, debes realizar la actualización de actividades económicas y obligaciones que corresponda según tu nueva actividad.
-Cuando se realizan ventas o se prestan servicios al público en general, algunos contribuyentes no proporcionan notas de venta a los clientes, o si tienen máquina de comprobación fiscal no expiden el ticket.
Cuando se realizan ventas o se prestan servicios al público en general, y los clientes no solicitan factura, se les debe proporcionar una nota de venta o, en su caso, el ticket de la máquina registradora de comprobación fiscal, independientemente de que lo pidan o no. No proporcionar comprobantes fiscales de las ventas o servicios es una infracción y es sancionado con multa y/o clausura del establecimiento.
-Una persona que está inscrita como arrendador de inmuebles, decide abrir un negocio y manda imprimir facturas con la Cédula de Identificación Fiscal que ya tiene, sin dar aviso al SAT.
Si una persona decide realizar una actividad distinta o adicional a la que tiene manifestada ante el SAT, debe presentar un aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones, una vez realizado este movimiento puede mandar a imprimir los comprobantes fiscales y presentar las declaraciones de cada uno de sus regímenes.
-Presenta un aviso de cambio de domicilio fiscal y no obstante ello continúa expidiendo facturas o recibos con el domicilio anterior.
Una vez que se presenta el aviso de cambio de domicilio fiscal, los comprobantes que se expidan con posterioridad deben contener el nuevo domicilio que se haya manifestado ante el SAT.
Relacionadas con la contabilidad
-Entregar documentos originales al contador o gestor, tales como facturas, relación de ingresos y gastos, para que declare y haga el pago de los impuestos, y no solicitar que los devuelva, o pedir el original del acuse de recibo para comprobar que se presentaron las declaraciones.
Todos los documentos fiscales originales se deben conservar por un periodo de cinco años en el domicilio fiscal que está señalado ante el SAT, por lo que se le sugiere no proporcione los originales a otras personas y que solicite siempre al contador el acuse de recibo de las declaraciones presentadas.
La contabilidad, incluye las facturas, de los ingresos y las deducciones, los libros de registro, las declaraciones, entre otros documentos.
-No llevar el libro o libros de contabilidad
Generalmente todos los contribuyentes están obligados a llevar contabilidad, es decir, a efectuar los registros de ingresos y gastos en libros, ya sea de forma simplificada o general, dependiendo del régimen fiscal en el que se hayan dado de alta; si no lo hacen reciben una sanción.